¿Por dónde empiezo?

Arreglar un baño.

Ingresar los pagos de los alumnos al sistema.

No llegó un coach a su clase, debo tomar esa clase.

Problemas con la burocracia, patentes y permisos.

Renuncia un trabajador.

Organizar un evento del fin de semana

Recibir un alumno que quiere quejarse.

Probablemente les ha tocado enfrentar más de uno de estos problemas. Día a día vemos como nuestra "planificación" diaria cambia por atender el sin fin de emergencias que van apareciendo. Entre medio llegan estos correos, que pareciera quieren llamar tu atención. ¿Pero como puedo hacerlo si mi atención ya está dividida en 100 cosas? No tengo tiempo para leer un correo. Necesito que el día tenga 30 horas para poder terminar todo lo que debo hacer.

RESPIRA, detente un segundo y respira.

Llámalo meditación, ejercicios de respiración, caminatas conscientes. Pon el nombre que quieras, pero son todas técnicas para recuperar el foco. Para volver a lo que es importante. Dejar de perseguir lo urgente, tomar un segundo y entender que es lo que realmente importa. Dónde tu tiempo está bien utilizado. Cómo tomamos las decisiones correctas para nuestro negocio.

Una técnica maravillosa que uso en los momentos que siento que la cantidad de urgentes me agobia es la matriz de Eisenhower. No se muy bien su origen. Pero es una forma bastante simple de ordenar tus prioridades y poder enfrentar cada uno de los sin número de problemas del día a día.

La matriz tiene 4 cuadrante. Se comienza dibujando un eje vertical y uno horizontal. 

El primer cuadrante de arriba - lado izquierda, Urgente - Importante; 

En este cuadrante va aquello que ya debería estar realizado, por lo general son cosas que tienen que ver con la operación y que nadie más puede solucionar. Responde a temas de alto riesgo y alto impacto.

El segundo cuadrante de arriba - lado derecho, No Urgente - Importante;

Acá encontramos tareas que no son sensibles al tiempo o que simplemente tienen fecha de termino hacia el futuro. Son temas que impactan el negocio pero que aún tenemos tiempo para abordar. Estas tareas debemos planificarlas para ejecutarlas. No sirve el "lo hago más adelante". En lo personal me voy directo a mi calendario y bloqueo tiempo de trabajo para esto. De esta manera hago un compromiso conmigo de reservar el tiempo para ejecutarlo.

El tercer cuadrante de abajo - lado izquierdo, Urgente - No importante

Acá encontramos tareas que se pueden delegar. Acá es muy importante usar estratégicamente este cuadrante para aprender a delegar. Los emprendedores tendemos a ser estos obsesivos de control y creemos que todo lo podemos hacer mejor que el resto. En ocasiones puede ser cierto, pero nuestro tiempo y energía es limitado. Aprender a delegar y traspasar responsabilidades es una de las principales funciones que tienes como líder del proyecto. Elige aquellas tareas dónde no eres indispensable y delégala a uno de los miembros de tu equipo. ¿No tienes a quien delegar? Es momento de comenzar a armar un equipo de trabajo.

El cuarto cuadrante de abajo - lado derecho, No Urgente - No importante

Generalmente acá encontramos tareas que llevan mucho tiempo en nuestros pendientes. Es el momento de dejarlas ir. No tienes el tiempo y no es importante. No te dejes engañar porque pareciera una buena oportunidad. A veces la mejor oportunidad es dejarlo pasar y enfocarse en lo que tienes enfrente. Llegó la hora de eliminar espacio de tus pendientes y recuperar el foco.

Esta es una de las técnicas que existe para ordenar tu tiempo. Dedica al menos 30 minutos todos los días para organizar tu tiempo. No estés persiguiendo constantemente los problemas. Crea sistemas y construye una forma de trabajar que no te "reviente" en el largo plazo.

Si necesitas ayuda. Recuerda que estoy a un whatsapp, correo, un llamado por teléfono. A veces todos necesitamos una mano, un poco de ayuda.

Recupera el foco y empieza a atacar un problema a la vez