Hace un par de semanas empezamos a trabajar con un "Manual de Operaciones" para la lista de las clases. Así es, algo tan simple como pasar la lista de la clase decidimos operativizarlo para aprovechar este espacio y con nuestros coaches lograran mejorar la conexión.
Cuando hablamos de experiencias debemos entender que como una persona vive una experiencia es distinto a como lo recuerda. ¿Cómo es esto? Nuestra memoria tiene una forma particular de registrar las cosas, y las experiencias tiende a evaluarlas según el inicio, el punto máximo y el final. La razón de esto no lo conozco, pero si le interesa saber más de este tema lo invito a leer a Daniel Khanneman, un famoso psicólogo que escribió uno de los best seller de economía "Thinking fast and slow". Ahí explica más en profundidad este sistema.
Volvamos al hilo principal. En el proceso de ordenar el pasar la lista en clases buscábamos cumplir con distintos objetivos.
Permite conocer la tasa de ocupación de la clase
Permite al coach conectar y conocer de manera individual a sus alumnos
Entrega la posibilidad al coach de comenzar por conocer los nombres de cada alumno. El nombre es el sonido más importante que una persona puede escuchar.
Es la instancia para poder preguntar a cada alumno respecto a molestias o dolores.
Momento para conocer el estado general del alumno, más allá de las lesiones, ¿Cómo estás?
Entrega información de la rentabilidad de la actividad
Saber cuáles de tus alumnos no están asistiendo a clases.
Es importante que en el proceso de operativizar ciertos procesos incluyamos la razón por la que queremos hacerlo de esta forma. Esto busca que nuestro equipo vaya entendiendo que no responde a una manera antojadiza que queremos que hagan las cosas, sino que es una forma de ayudarlos a hacer mejor su trabajo y que este logre impactar de mejor manera en el resultado que buscamos, el resultado que todos buscamos.
Una vez escrito el paso a paso del procedimiento y publicado. Esto debería estar listo, no?
La verdad es que muchas veces cometemos el error de pensar que acá terminó el trabajo, y esto no puede estar más alejado de la realidad. Una vez que ya definimos en papel de manera clara lo que queremos lograr, debemos hacer una bajada de la información, toca el asegurarse que cada uno de los involucrados reciba el mensaje, lo entienda y pueda implementarlo. Una vez que terminó esta etapa debemos evaluar el cumplimiento de la tarea, dar feedback constante y guiar a cada uno de los miembros del equipo en la implementación. ¿Esto suena bastante más difícil de lo que uno se imagina no?
Una vez publicado e informado el equipo respecto a la forma como queremos que se hagan las cosas, vamos al paso 2, asegurarnos que se esté implementando. Acá podemos ponernos creativos con premios o formas de incentivar a la adhesión de la "nueva forma". A pesar de que los incentivos no funcionan en el largo plazo puede ser una buena forma de incentivar en el corto plazo para al menos comenzar. Luego de realizada esta etapa debemos acercarnos a preguntar a cada uno de los involucrados, como les ha ido con la adopción del procedimiento. Acá debemos ser claros en querer recibir el feedback. De esta manera podemos incluir cosas que permitan robustecer el procedimiento. Una vez que ya está adoptado el feedback podemos incluir este punto dentro de un proceso de evaluación periódica, de esta forma saber el cumplimiento del manual.
¿Y esto acá termina? Para nada. Debemos seguir recordándolo cada cierto tiempo y buscar que todos lo incorporen. Que eventualmente sea parte de la cultura. Lograr escuchar algo como "así se pasa la lista en Acción". Pero para lograr eso se que es un largo proceso de iteración, que no termina.
¿Qué quiero que se lleve de este pequeño artículo?
1.- La importancia de ser claro con lo que buscamos. Armar Manuales de procedimiento es el primer paso para lograrlo. Si no tienes un manual de como deben ser tus clases, no estás manejando un negocio. Es un sistema de improvisación. No basta con una planificación.
2.- Entender que el tener el manual no soluciona el problema. Tenemos que ir mucho más allá. Tenemos que operativizar, implementar, guiar, evaluar, dar constante feedback.
3.- Mientras más claros seamos en lo que queremos lograr mejor trabajará nuestro equipo. Es responsabilidad del lider lograr la adhesión a estos procedimientos, que el mensaje llegue de manera clara al receptor.
4.- Nunca dejar de guiar a nuestro equipo en la implementación
5.- Hacernos cargo de los detalles
Ahora, si no sabes por dónde comenzar, escríbeme. Te puedo ayudar, pero no puedo hacer el trabajo por ti. Y créeme, esto no va a lograr que se acaben los problemas, simplemente va a lograr ir solucionando las bases.
De eso se trata.
Comentarios
Publicar un comentario